Politique de confidentialité

1. Responsable de traitement

Responsable de traitement : Schwartz Johannie, entrepreneur individuel, exploitant du service TRAQEN.

Contact pour toute demande relative aux données personnelles : contact@traqen-vehicle.fr.

2. Données que nous traitons

Selon les fonctionnalités utilisées, TRAQEN peut traiter :

• les informations de compte et de profil (identifiant interne, date de création, type de compte, langue) ;
• le nom ou nom d'affichage renseigné, et l'adresse e-mail ;
• les données d'organisation professionnelle (raison sociale, nom commercial, SIRET ou identifiant d'immatriculation, coordonnées professionnelles, pays, statut de vérification) ;
• les données techniques du véhicule : VIN, immatriculation, marque, modèle, version, date de première immatriculation et informations techniques issues du service d'identification par immatriculation ;
• les liens de détention entre un compte et un véhicule, ainsi que leur statut ;
• les événements liés au véhicule (entretiens, réparations, contrôles, sinistres, corrections) et les relevés kilométriques, avec leur analyse de cohérence ;
• les documents transmis : cartes grises, factures, comptes rendus et autres justificatifs ;
• les extractions automatisées réalisées à partir de ces documents et leurs corrections éventuelles ;
• les demandes de rattachement de propriété et leur instruction ;
• les demandes de transfert de véhicule, y compris l'adresse e-mail d'une personne invitée à recevoir un véhicule ;
• le carnet d'entretien numérique et son contenu ;
• les achats et les informations de transaction associées ;
• les commandes de Recherche personnalisée : prénom, nom, adresse e-mail de livraison, identifiant du véhicule recherché (immatriculation ou VIN), VIN / numéro de châssis, ainsi que les informations relatives à la commande et au paiement nécessaires à son suivi ;
• un cache d'identification par immatriculation contenant la plaque recherchée et l'identifiant interne du compte à l'origine de la recherche ;
• les journaux d'audit des actions sensibles ;
• les commandes de configuration constructeur : VIN, adresse e-mail de livraison, statut de la commande et résultat transmis ;
• TRAQEN Services : demandes de prestation (catégorie, titre, description, commune, département, période), candidatures, sélections, déblocages, dossiers et pièces justificatives des prestataires, avis et, après déblocage, les coordonnées partagées entre les parties (nom, e-mail, téléphone s'il est renseigné) ;
• TRAQEN Annonces : annonces, photos, commune de localisation, favoris, conversations et messages privés entre acheteur et vendeur (y compris un numéro de téléphone si un participant choisit de le communiquer), signalements et décisions de modération ;
• des compteurs techniques de limitation d'usage associés au compte, destinés à prévenir les abus ;
• les messages envoyés via le formulaire de contact.

Certaines de ces données sont volontairement affichées sous forme masquée selon les écrans : le VIN est partiellement masqué, l'adresse e-mail peut l'être également sur les écrans d'administration, et l'identité des détenteurs n'est pas publiée.

3. Finalités

Les données sont traitées pour :

• créer et gérer le compte utilisateur ;
• identifier les véhicules de manière fiable ;
• prévenir les rattachements frauduleux ;
• instruire et valider les demandes de rattachement ;
• permettre les transferts entre détenteurs ;
• gérer les véhicules et interventions des organisations professionnelles ;
• fournir le carnet d'entretien numérique ;
• produire le Rapport complet TRAQEN ;
• traiter les commandes de Recherche personnalisée : enregistrement de la commande, identification du véhicule concerné, réalisation de la recherche, contact du client si nécessaire à l'exécution, transmission du rapport par e-mail et suivi de la commande et du paiement ;
• détecter les incohérences kilométriques ;
• assurer la sécurité, l'audit et la prévention des abus ;
• fournir la configuration constructeur ;
• permettre les demandes TRAQEN Services, les candidatures, la sélection et la mise en relation, et vérifier les dossiers des prestataires ;
• publier les annonces TRAQEN Annonces, permettre la messagerie privée, les favoris, les signalements et la modération ;
• assurer le support utilisateur ;
• respecter les obligations comptables et légales applicables.

4. Origine des inscriptions

Lorsque vous créez un compte TRAQEN depuis un lien de campagne, TRAQEN peut enregistrer l'origine de cette inscription (type de canal, campagne et, le cas échéant, nom de domaine du site d'origine) afin de mesurer l'efficacité de ses actions de communication. Aucun identifiant publicitaire, adresse IP ou historique de navigation n'est collecté à cette fin. Ces informations sont associées au compte et supprimées lors de sa clôture. Vous pouvez exercer vos droits dans les conditions décrites dans la présente politique.

Ce traitement repose sur l'intérêt légitime de TRAQEN à mesurer l'efficacité de ses actions de communication et à piloter cette efficacité, en reliant l'origine d'une inscription aux achats qui en découlent ; vous pouvez vous y opposer à tout moment.

5. Bases légales des traitements

Les traitements décrits dans cette politique reposent, selon le cas, sur les bases suivantes.

• Exécution du contrat : création et gestion du compte, accès au service, carnet d'entretien numérique, rapport véhicule, configuration constructeur, transferts de véhicule, Recherche personnalisée, TRAQEN Services, TRAQEN Annonces (publication, messagerie, favoris, mise en avant) et services payants. Pour la Recherche personnalisée, les données strictement nécessaires sont traitées au titre des mesures nécessaires à l'exécution du service demandé, sans consentement séparé.
• Intérêt légitime : sécurité de la plateforme, prévention des abus et des fraudes, traçabilité et intégrité du registre, détection des incohérences, vérification des demandes de propriété et des dossiers prestataires, modération des annonces et des avis, traitement des signalements, limitation d'usage, gestion technique du service, cache d'identification par immatriculation, et mesure de l'origine des inscriptions et des achats qui en découlent pour évaluer et piloter l'efficacité des actions de communication de TRAQEN.
• Obligations légales : conservation des informations de facturation et des preuves d'achat lorsque cela est applicable.
• Consentement : aucun traitement marketing ou de mesure d'audience ne repose actuellement sur un consentement, aucun dispositif publicitaire ni outil de mesure d'audience non nécessaire n'étant activé sur le service.

Cette présentation décrit le fonctionnement actuel du service à des fins d'information. Elle ne constitue pas un avis juridique définitif et peut être précisée à mesure de l'évolution du service.

6. Carte grise et documents privés

Une carte grise peut être exigée lorsqu'un particulier demande le rattachement d'un véhicule à son compte.

• Le document est conservé dans un espace de stockage privé, non public.
• Une carte grise ou tout autre justificatif de propriété reste accessible à son seul déposant et n'est jamais transmis au détenteur suivant du véhicule.
• Son accès est limité aux personnes autorisées et, lorsque cela est nécessaire, aux administrateurs TRAQEN chargés de la vérification.
• Il n'est jamais inclus dans les rapports destinés au public ou à un acheteur.
• Les liens d'accès générés pour la consultation sont temporaires et expirent rapidement.

Une distinction est faite entre les documents personnels et les justificatifs d'intervention. Un document déposé librement par le détenteur, sans être rattaché à une intervention, reste accessible à son seul déposant. Un justificatif rattaché à une intervention (facture d'entretien ou de réparation, contrôle technique) accompagne l'historique du véhicule et peut donc être consulté par le détenteur suivant, afin de préserver la traçabilité de cet historique.

TRAQEN vérifie les justificatifs fournis dans le cadre de ses procédures internes de rattachement. Cette vérification ne constitue pas une certification juridique de la propriété du véhicule.

7. Analyse automatisée des documents

Certains documents transmis par l'utilisateur peuvent faire l'objet d'une analyse automatisée destinée à extraire des informations techniques utiles au pré-remplissage d'un formulaire ou à la vérification d'une information (par exemple une date, un kilométrage ou une référence de véhicule).

• Les documents concernés restent privés et ne sont pas rendus publics du fait de cette analyse.
• Cette analyse ne constitue pas une décision juridique automatique et ne produit pas, à elle seule, d'effet juridique à l'égard des personnes.
• Les décisions administratives importantes, notamment la validation d'une demande de propriété ou le traitement d'une anomalie kilométrique, restent prises par une personne lorsqu'une revue est nécessaire.
• Un prestataire technique d'analyse documentaire peut traiter temporairement le contenu nécessaire à cette extraction, pour le seul besoin de celle-ci.

Les informations extraites peuvent être corrigées avant validation ; les corrections apportées sont conservées avec l'extraction correspondante.

8. Identification par immatriculation

Certaines recherches par plaque d'immatriculation s'appuient sur un prestataire technique d'identification véhicule.

• La plaque recherchée peut être transmise à ce prestataire afin d'obtenir les informations techniques correspondantes.
• Aucune recherche auprès du prestataire n'est déclenchée par un visiteur non connecté.
• TRAQEN peut conserver temporairement la plaque recherchée et l'identifiant interne du compte ayant réalisé la recherche, pour des besoins de cache, de sécurité et de limitation d'usage.
• Les données de cache sont considérées comme expirées après 30 jours et ne sont plus utilisées comme résultat valide au-delà de cette durée.
• La clé d'accès au prestataire reste exclusivement côté serveur et n'est jamais transmise au navigateur.

9. Paiements

Les paiements sont traités par Stripe. TRAQEN ne stocke pas les numéros complets de carte bancaire.

Les informations de transaction nécessaires au suivi du paiement et à la preuve d'achat peuvent être conservées (identifiant de session de paiement, statut, date, produit concerné).

Les produits et services payants actuellement proposés par carte via Stripe sont le carnet d'entretien numérique, le Rapport complet TRAQEN, la configuration constructeur, la Recherche personnalisée, le déblocage d'une mise en relation TRAQEN Services (à la charge du prestataire sélectionné) et la mise en avant d'une annonce. Les tarifs en vigueur sont affichés avant tout achat.

L'option Urgence de TRAQEN Services est réglée uniquement par virement bancaire : TRAQEN conserve alors les informations nécessaires au rapprochement du virement (montant, date, référence, confirmation par un administrateur), sans aucune donnée de carte.

10. Recherche personnalisée

La Recherche personnalisée est un service payant permettant de demander une recherche d'informations sur un véhicule qui n'est pas encore référencé par TRAQEN.

Données traitées pour ce service :

• prénom et nom ;
• adresse e-mail de livraison, à laquelle le rapport est exclusivement envoyé ;
• identifiant du véhicule recherché (immatriculation ou VIN selon la recherche d'origine) ;
• VIN / numéro de châssis ;
• informations relatives à la commande et au paiement nécessaires à son suivi.

Ces données servent à :

• enregistrer la commande ;
• identifier le véhicule concerné ;
• réaliser la Recherche personnalisée ;
• contacter le client si nécessaire pour l'exécution du service ;
• transmettre le rapport par e-mail ;
• assurer le suivi de la commande et du paiement ;
• respecter les obligations comptables et légales applicables.

Base juridique : exécution du contrat, c'est-à-dire les mesures nécessaires à l'exécution du service demandé. Ce traitement ne repose pas sur un consentement et n'est pas utilisé à des fins marketing.

Destinataires : TRAQEN, ses prestataires d'hébergement et d'infrastructure, son prestataire de paiement, son prestataire d'envoi d'e-mails, ainsi que les fournisseurs techniques strictement nécessaires au service lorsqu'ils interviennent.

Conservation : les données nécessaires à la relation client, à l'exécution et au suivi du service sont conservées pendant la durée nécessaire à ces finalités. Les données et pièces liées au paiement et à la facturation peuvent être conservées plus longtemps lorsqu'une obligation comptable ou légale l'exige.

11. TRAQEN Services

• Les demandes ne sont jamais visibles par un visiteur non connecté. Elles sont visibles par leur auteur et par les prestataires vérifiés compatibles (métier, département), sans l'identité ni les coordonnées du demandeur.
• L'identité et les coordonnées du demandeur et du prestataire ne sont ouvertes réciproquement qu'après le déblocage de la mise en relation (ou, pour l'Urgence, après confirmation du virement).
• La localisation d'une demande se limite à la commune et au département, vérifiés auprès du référentiel public des communes (geo.api.gouv.fr) ; aucune adresse précise n'est demandée.
• Les pièces justificatives des prestataires sont conservées dans un espace privé, consultables par le prestataire et par les administrateurs chargés de la vérification, via des liens temporaires.
• Les avis publiés sont visibles des utilisateurs du service ; ils peuvent être modérés.

12. TRAQEN Annonces

• Une annonce active est publique : titre, description, prix, caractéristiques, commune et photos. L'identité et les coordonnées du vendeur ne sont pas publiées.
• Les photos sont stockées dans un espace privé et affichées par des liens temporaires. Elles sont ré-encodées au dépôt afin d'en retirer les métadonnées (appareil, localisation GPS). Les photos téléversées mais jamais rattachées à une annonce sont supprimées automatiquement après 24 heures.
• La recherche par rayon utilise uniquement le centre de la commune (référentiel geo.api.gouv.fr, coordonnées arrondies mises en cache) ; ni votre adresse ni votre position ne sont collectées.
• Les conversations sont accessibles uniquement à l'acheteur et au vendeur concernés, sous réserve des accès techniques strictement nécessaires à la sécurité et au traitement d'un signalement ou d'une réquisition légale. Retirer une conversation de sa boîte ne supprime pas les messages pour l'autre participant.
• Les favoris sont privés. Les signalements sont traités par les administrateurs ; l'auteur d'un signalement n'est pas communiqué au vendeur.

13. Cookies et stockages nécessaires

TRAQEN n'utilise actuellement ni publicité ciblée, ni Google Analytics, ni pixel marketing, ni outil de mesure d'audience non nécessaire. Aucun traceur soumis au consentement n'est déposé : le service ne présente donc pas de bandeau cookies.

Seuls des cookies et stockages locaux nécessaires au fonctionnement du service sont utilisés :

• la session d'authentification, indispensable pour rester connecté ;
• les préférences d'interface, comme l'organisation professionnelle sélectionnée ou l'état d'affichage du menu latéral ;
• la mémorisation de la position de défilement pendant la navigation, le temps de la session ;
• le contenu que vous saisissez volontairement dans un outil enregistré sur votre appareil, comme la checklist d'achat ;
• les cookies déposés par Stripe lors d'un paiement, pour le seul besoin de la transaction ;
• les éléments techniques nécessaires à la sécurité et au bon fonctionnement du service, y compris la remontée d'erreurs techniques.

Les polices de caractères du site sont hébergées directement par TRAQEN. Aucune requête n'est adressée à un service de polices tiers lors de la consultation des pages, et aucune adresse IP n'est donc transmise à ce titre.

Si des outils de mesure d'audience ou de marketing nécessitant un consentement sont ajoutés ultérieurement, le dispositif de consentement sera mis en place avant leur activation.

14. Destinataires des données

Selon le contexte, les données peuvent être accessibles :

• à l'utilisateur concerné ;
• aux professionnels auxquels le véhicule est légitimement rattaché ;
• aux administrateurs TRAQEN dans le cadre des vérifications et du support ;
• aux prestataires techniques nécessaires au fonctionnement du service ;
• aux autorités compétentes lorsque la loi l'exige.

15. Prestataires techniques

TRAQEN s'appuie sur des prestataires techniques pour assurer les finalités décrites ci-dessous. Selon le traitement concerné et le cadre contractuel applicable, ces prestataires peuvent intervenir notamment en qualité de sous-traitants au sens de l'article 28 du RGPD :

• Supabase : authentification des comptes, base de données et stockage des documents ;
• Stripe : traitement des paiements et suivi des transactions ;
• Lovable : hébergement et exécution de l'application, y compris la diffusion via un réseau de distribution de contenu ;
• un prestataire technique d'identification véhicule, pour les recherches par immatriculation ;
• un prestataire technique d'analyse documentaire, pour l'extraction d'informations à partir des documents transmis ;
• un prestataire technique d'envoi d'e-mails, pour les messages liés au compte et aux commandes ;
• un fournisseur de données de configuration constructeur, auquel le VIN est transmis pour ce seul service ;
• l'API publique des communes de l'État (geo.api.gouv.fr), interrogée côté serveur avec un nom ou code de commune, sans donnée de compte.

Cette liste décrit les rôles réellement observés dans le service. Le rôle juridique exact de chaque prestataire dépend du contrat applicable et est vérifié au cas par cas. TRAQEN n'affirme ici aucune qualification contractuelle, localisation, certification ou garantie qu'elle ne serait pas en mesure de justifier.

16. Transferts hors Union européenne

Certains de ces prestataires sont susceptibles de traiter des données depuis des pays situés hors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen.

Lorsqu'un tel transfert a lieu, il doit être encadré par l'un des mécanismes prévus au chapitre V du RGPD : décision d'adéquation de la Commission européenne, clauses contractuelles types, ou toute autre garantie appropriée prévue par la réglementation. Le mécanisme applicable dépend du prestataire et du traitement concernés ; TRAQEN en vérifie et en maintient la pertinence au cas par cas, et n'affirme pas ici qu'un mécanisme déterminé serait en place pour un prestataire donné.

Aucune requête vers un service tiers n'est déclenchée par la simple consultation des pages publiques : ni polices de caractères externes, ni mesure d'audience, ni ressource distante. Les échanges avec les prestataires n'interviennent que lors des usages qui les nécessitent (connexion, enregistrement de données, identification par immatriculation, configuration constructeur, recherche de commune, paiement, envoi d'e-mail).

Pour obtenir des précisions sur un prestataire déterminé et sur le mécanisme de transfert applicable, écrivez à contact@traqen-vehicle.fr.

17. Durées de conservation

TRAQEN distingue les données de compte et de personne, les données opérationnelles des différents services, les données techniques du véhicule et de son historique, et les données soumises à une obligation légale. La fermeture d'un compte n'entraîne pas la suppression de l'historique technique d'un véhicule : cet historique suit le véhicule et non la personne, et il est dissocié de l'identité du détenteur.

Durées et objectifs de conservation :

• compte et profil : les données nécessaires sont conservées pendant la relation active. Après fermeture, elles sont supprimées ou anonymisées selon les durées applicables aux finalités restantes ci-dessous ; aucune conservation indéfinie du compte fermé n'est pratiquée ;
• demandes de suppression de compte : conservées 3 ans après leur traitement, à titre de preuve du traitement de la demande ;
• documents personnels déposés sans rattachement à une intervention : effacés avec le compte ou sur demande ;
• justificatifs rattachés à une intervention (facture d'entretien ou de réparation, contrôle technique) : conservés avec l'historique du véhicule ;
• extractions automatisées en échec ou écartées : supprimées automatiquement après 90 jours ; les extractions validées restent rattachées à l'événement correspondant ;
• données techniques du véhicule, événements, relevés kilométriques et preuves de transfert : conservés pour la durée nécessaire à la finalité de traçabilité du véhicule, indépendamment des comptes ;
• pièces comptables, factures et autres pièces de facturation : 10 ans lorsque l'obligation légale comptable s'applique. Les autres données d'achat et preuves précontractuelles sont conservées pendant la durée nécessaire à la relation et à la preuve. Cette durée n'est pas étendue automatiquement aux autres données associées ;
• commandes de Recherche personnalisée : 3 ans après la fin de la relation client pour le suivi de la commande, les pièces de facturation suivant la durée comptable de 10 ans ;
• demandes de rétractation : 5 ans à compter de leur réception, au titre de la prescription applicable ;
• messages envoyés via le formulaire de contact : 12 mois après la dernière réponse ;
• journaux d'audit, de sécurité et de prévention des abus : 12 mois ;
• cache d'identification par immatriculation : 30 jours, avec suppression effective automatisée des entrées expirées ;
• liens d'accès signés aux documents : durée d'accès très courte ;
• jetons de transfert de véhicule : jusqu'à leur expiration ou leur utilisation ;
• photos d'annonces non rattachées : 24 heures ;
• annonces et conversations ou messages privés TRAQEN Annonces, demandes TRAQEN Services, candidatures et avis : conservation opérationnelle tant que l'élément ou la relation est actif et nécessaire, puis objectif de suppression ou d'anonymisation des données personnelles devenues inutiles 3 ans après la clôture, le retrait, la dernière activité pertinente ou la fin de la relation, selon le cas ;
• dossiers et documents prestataires : conservés tant que le dossier ou la relation est actif et que les pièces sont nécessaires. Après la fin, objectif de conservation de 3 ans pour la preuve et la gestion, puis suppression ou anonymisation, sous réserve d'une obligation légale ou d'un litige. Les justificatifs expirés ne sont pas conservés inutilement ;
• litiges, fraude, signalements sérieux et éléments de preuve : seuls les éléments strictement nécessaires peuvent être conservés jusqu'à 5 ans lorsque cela est justifié, ou plus longtemps si une procédure en cours l'exige. Cette durée ne constitue pas une conservation générale de toutes les données ;
• favoris et autres données accessoires sans nécessité de preuve : supprimés ou anonymisés lorsqu'ils ne sont plus nécessaires au service ou à la fermeture du compte.

Une donnée peut être conservée au-delà de ces durées lorsque cela est strictement nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice, au respect d'une obligation légale, ou à la préservation de l'intégrité de l'historique du véhicule. Dans ce cas, elle est archivée avec un accès restreint, ou anonymisée lorsque l'anonymisation suffit à la finalité poursuivie.

Les délais présentés comme des objectifs ne correspondent pas, à ce jour, à une purge automatique générale. TRAQEN applique les suppressions et anonymisations selon ses procédures de gestion ; les seules purges automatiques actuellement annoncées restent celles expressément indiquées ci-dessus.

18. Sécurité

TRAQEN applique notamment un contrôle d'accès par compte, une séparation des droits entre particuliers, professionnels et administrateurs, un stockage privé de certains documents, une journalisation des actions sensibles et une limitation des données transmises au navigateur.

Le détail des mesures est présenté sur la page Sécurité.

19. Droits des personnes

Vous disposez, dans les conditions prévues par la réglementation applicable, des droits suivants :

• droit d'accès à vos données ;
• droit de rectification ;
• droit à l'effacement lorsqu'il est applicable ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d'opposition lorsqu'il est applicable ;
• droit à la portabilité lorsqu'il est applicable.

Certains éléments de l'historique d'un véhicule, certaines preuves de transfert ou certains journaux d'audit peuvent devoir être conservés, ou anonymisés plutôt que supprimés, lorsque leur conservation est nécessaire pour préserver l'intégrité du registre, respecter une obligation légale ou protéger les droits des parties concernées.

La suppression de votre compte peut être demandée directement depuis la page Mon compte, rubrique « Suppression de mon compte ». La demande est enregistrée puis instruite : aucune suppression immédiate et irréversible n'est déclenchée, et vous pouvez annuler votre demande tant qu'elle n'a pas été finalisée.

Pour les autres demandes, écrivez à contact@traqen-vehicle.fr ou utilisez la page Contact.

TRAQEN répond aux demandes relatives aux droits dans les délais prévus par la réglementation applicable.

20. Réclamation auprès de la CNIL

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés : www.cnil.fr.

21. Contact

L'adresse contact@traqen-vehicle.fr est le point de contact pour toute demande relative aux données personnelles. La page Contact peut également être utilisée.

22. Modifications

Cette politique peut évoluer avec le service. La date de mise à jour et la version en vigueur sont indiquées en haut de page.